excel的正确使用方法及技巧
1、保护工作簿
打开“工具”→“保护”→“保护工作簿”。选定“结构”选项可保护工作簿结构,以免被删除、移动、隐藏、取消隐藏、重命名工作表,并且不可插入新的工作表。选定“窗口”选项则可以保护工作簿窗口不被移动、缩放、隐藏、取消隐藏或关闭。
2、保护工作表
在设置保护工作表前,首先确认要保护的单元格是否处于“锁定”状态,选中并右击单元格,在弹出的菜单中选择“设置单元格格式”,选择“保护”选项卡,确认已选中“锁定”项,在默认状态下,单元格和图形对象均处于锁定状态,此时,如果设置工作表被保护,则相应信息不能修改。保护工作表的方法如下:选择“工具”→“保护”→“保护工作表”,在打开的对话框中有“内容”、“对象”和“方案”三个复选项,如果要防止、修改工作表中的单元格或图表中的数据及其他信息,并防止查看隐藏的数据行、列和公式,则选中“内容”复选框;如果要防止、改变工作表或图表中的图形对象,则应选中“对象”复选框;如果要防止、改变工作表中方案的定义,则应选中“方案”复选框。最后为防止其他用户取消工作表保护,还要在“密码”文本框中输入密码。
3、保护共享工作薄
对要共享的工作薄,如果要对工作薄中的修订进行跟踪,可设置保护共享工作薄,选择“工具”→“保护”→“保护共享工作薄”,选中“以追踪修订方式共享”复选框,如果需要其他用户先提供密码,才能取消共享保护和冲突日志,则需要在“密码”文本框中输入密码,注意,如果工作薄已经处在共享状态,则不能为其设置密码。
4、为工作薄设置权限密码
如果不想其他用户打开工作薄,可设置工作薄打开密码,单击“文件”→“另存为”,单击“工具”菜单上的“常规选项”,在这里可根据不同需要设置两种类型的密码:如果根本不想其他用户打开工作薄,则需在“打开权限密码”文本框中输入密码;如果只是不想其他用户修改工作薄,但可以打开查看,则需要在“修改权限密码”文本框中输入密码。当然为了保险起见可以把两个密码都设置,最好是设置不同的密码内容。
5、隐藏公式
如果不想在共享工作薄后,让其他用户看到并编辑已有公式,可在共享之前,将包含公式的单元格设置为隐藏,并保护工作表。步骤如下:选定要隐藏的公式所在的单元格区域,选择“格式”→“单元格”,单击“保护”选项卡,选中“隐藏”复选框,单击“确定”按钮即可隐藏公式。
6、隐藏工作薄
选择“窗口”→“隐藏”,可以把当前处于活动状态的工作薄隐藏起来,如果要取消隐藏,可选择“窗口”→“取消隐藏”命令,然后在“取消隐藏”窗口中选择相应工作薄即可。
7、隐藏工作表
选择“格式”→“工作表”→“隐藏”,可以把当前的活动工作表隐藏起来,要取消工作表的隐藏时,选择“格式”→“工作表”→“取消隐藏”,然后在“取消隐藏”窗口中选择相应的工作表即可。
8、隐藏行或列
隐藏行或列共有三种方法,这里以行为例:(1)右击要隐藏的行号,在出现的快捷菜单中选择“隐藏”命令。(2)单击需要隐藏行中的任意单元格,然后选择“格式”菜单下的“行 隐藏”命令即可。(3)移动鼠标要隐藏行的右侧,按住左键,通过移动向左移动的方式,将列宽调整为0,这样对应的行号会从工作表中自动消失,起到隐藏效果,要取消隐藏,需要同时选择该行的左右相邻的两行,或者选中整个工作表,然后选择“格式”菜单下的“行 取消隐藏”命令即可。
9、设置只读方式
选择“文件”→“另存为”,在该对话框中选中需要设为“建议只读”属性的工作簿文件,然后单击该对话框上的“选项”按钮,打开“保存选项”对话框,选中该对话框中的“建议只读”复选框,然后单击“确定”按钮,再单击“另存为”对话框上的“保存”按钮即可。在“建议只读”方式下,无论何时打开工作簿,Excel总是首先显示出一个提示信息对话框,建议应以只读方式打开工作簿。
10、修改扩展名
修改Excel工作薄的扩展名(把.xls改为其他扩展名),Excel就不认识了,最好是把扩展名改成.dll等系统文件的名称,然后再把文件的属性设置为隐藏,让别人会误以为这是个系统文件,而不敢去碰它,自己要用时再改回来就行了。
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