如何編寫標準作業程序

目錄

部分1：格式化SOP1、選擇格式。2、考慮到受衆。3、反省自身的知識。4、決定SOP的長短。5、記住你設計SOP的目的。部分2：編寫你的SOP1、覆蓋所需的材料。2、關於程序3、讓你的編程簡潔易讀。4、如果有必要，你可以去問問在編程時所涉及的人員是如何執行任務的。5、細分大量的文本圖和流程圖。6、確保每個頁面都有控制文檔的符號。部分3：確保成功和準確性1、測試程序。2、讓那些確實參與到這個程序中去的人員去檢查這個SOP。3、讓你的顧問和質量保證團隊審查該SOP。4、一旦獲得批准，就開始執行你的SOP吧。標準作業程序（SOP）是由多條循序漸進的信息組成的文檔，內容爲如何執行一項任務的說明。現在你可能需要對現有的標準作業程序（以下簡稱爲SOP）做修改和更新，或者你可能需要從頭開始編寫。這聽起來令人望而生畏，但它其實只是一個非常全面的檢查列表而已。從第一步開始閱讀吧！

部分1：格式化SOP

1、選擇格式。寫SOP的方法沒有對或錯。然而，你的公司可能已經有了許多SOP，你可以用來作爲參考指南，它們能讓你知道如何編寫程序會比較好。如果是這樣的話，建議你使用預先存在的SOP作爲模板。如果沒有，你有以下幾個選擇：簡單的分步式。這個格式適用於那些很短的例行程序，這些程序沒有多少種可能的結果，但卻是相當重要的。除了必要的文檔和安全指導方針，它其實只是由一些告訴讀者該做什麼的項目符號構成的簡單句。

層次化的分步式。這通常是用於含有超過十個步驟的長期過程，或是涉及一些決策、說明和術語的分步式。一般來說，這種SOP是在一個特定的順序包含主要步驟與所有子步驟的列表。

流程圖格式。如果該程序更像是一個內含無數可能結果的地圖，那麼你可能最好選擇流程圖。當你認爲並不是所有結果都可以預測到的時候，你就應該選擇該格式。

2、考慮到受衆。在寫你的SOP時，你要考慮到三個主要因素：受衆的先備知識。他們熟悉你的組織及其程序嗎？他們瞭解相關術語嗎？你的語言需要有與讀者擁有的知識相匹配。

受衆的語言能力。有沒有可能有一些人雖然不懂你的母語，但是會去閱讀你的SOP？如果你認爲這是一個問題，那麼在SOP中包括大量的帶註釋的圖片和圖表就是一個好主意。

受衆羣的規模。如果多人同時閱讀你的SOP（他們的角色不同），你應該將格式文檔設計得更像對話：在用戶1完成一個動作後，用戶2緊隨其後，如此類推。這樣，每個讀者就都可以知道自己在這個組織體中的地位和作用。

3、反省自身的知識。你需要考慮的內容包括：你是編程的最好人選嗎？你知道這個過程需要什麼嗎？它會如何出錯？如何使它安全？如果你覺得自己知識不夠，你最好將它移交給別人。一個寫得很糟糕的甚至是不準確的SOP不僅會降低效率，導致工作失敗，甚至也會留下安全隱患，對你的團隊及周圍環境都會造成不利影響。簡而言之，你不應該冒這種風險。如果這是一個已經被分配好了的項目，且你覺得有必要或義務完成它時，不要羞於向那些每天一起共事的人尋求幫助以完成程序。進行訪談是在編寫每一個正常的SOP過程中都非常必要的一部分。

4、決定SOP的長短。如果你正在編寫或更新的SOP所面向的人羣是熟悉協議、術語的，那麼比較簡短的SOP更像是一個檢查表，有利於讀者進行閱讀。建議選擇短的格式。除了基本目的和相關信息（日期、作者ID號等等），它其實就只是一個簡短步驟的列表。當你不需要再解釋任何細節或聲明的時候，你就可以選這種。

5、記住你設計SOP的目的。顯而易見的是，需要有一個在組織中不斷重複多遍的程序。但有沒有一個特定的原因能對該SOP的重要性做出解釋呢？它需要強調安全性嗎？還是合規措施？它是用於培訓還是在日常生活中使用的？要解釋你的SOP對於你的團隊成功尤其必要，以下就是可能的原因：確保滿足遵從性標準

最大化生產要求

確保程序對環境沒有不利影響

確保安全

確保一切都按照預定計劃進行

防止在製造業中失敗

用作培訓文檔如果你知道你的SOP應該強調的部分，那就更容易圍繞這些點來架構該SOP。這樣也更容易知道你的SOP有多麼重要。

部分2：編寫你的SOP

1、覆蓋所需的材料。一般來說，技術標準作業程式除了程序本身還包括四個元素：標題頁。這包括：1）程序的標題，2）一個SOP標識號，3）出票或修訂日期，4）SOP可適用的機構的名稱、部門和分支，5）準備和批准SOP的編程員的簽名。只要你喜歡，這些都可以格式化，只要所標註的信息是明確的就可以。

目錄。只有當你的SOP很長時，目錄纔是必要的，這能方便你做參考。你會從中發現一個簡單的標準大綱。

質量保證或質量控制。程序如果不能被別人檢查，就不是一個好程序。你應提供必要的素材和細節，以確保讀者可以獲得他們所期望的結果。這可以包括其他文件，如績效評估樣本等。

參考。一定要列出所有引用或重要的參考文件。如果你引用了其他SOP，一定要在附錄中附上必要的信息。你的組織可能已經有了與此不同的規定。如果已經有先前存在的SOP可供你參考，那就放棄這個結構，但要堅持那些已經在恰當位置的東西。

2、關於程序本身，確保你涵括了以下內容：範圍和適用性。換句話說，就是要描述這一程序的目的、侷限性，以及使用方法。包括標準、監管要求、角色和職責、輸入和輸出等。

方法和程序。核心在於要列出所有必要的步驟與細節，包括設備所需要的一切。涵括序貫法和決策因素。解決所有可能出現的風險、可能的干擾和安全隱患。

術語闡釋。所有非一般說法的首字母縮寫詞、縮略語以及所有短語都要有明確的定義。

健康和安全警告。在各自部分內以及你認爲可能有問題的步驟旁註明安全警告。不要小看這一小節。

設備和用品。這意味着你需要做一份完整的列表，包括所需設備是什麼，以及在哪裏可以找到這些設備和標準等等。

警告和干擾。基本上，故障排除部分涵括了可能出錯的內容、該尋找的內容、可能干擾結果的因素、理想的產品。分別給每個部分命名（通常用數字或字母描述），以免SOP變得冗長和混亂，並讓別人容易參考。

這當然不是一個詳盡的清單，這僅僅只是冰山一角。你所在的組織還會讓你列舉出其他需要關注的方面。

3、讓你的編程簡潔易讀。可能大衆並不是因爲覺得它有趣才選擇閱讀它的。你需要保持簡短和明確，否則受衆會認爲你的SOP很難看懂。一般來說，要保持所用句子儘可能簡短。壞示例如下：確保在使用前先去除通風井中的所有灰塵。

好示例如下：在使用通風井前，要先去除裏面的所有灰塵。

在一般情況下，不要使用"你"這個詞。這應該是隱含在句子中的。用主動語態和用命令動詞開始你的句子。

4、如果有必要，你可以去問問在編程時所涉及的人員是如何執行任務的。你肯定不希望設計出來的SOP是顯然不準確的吧。這樣的成果就相當於是在犧牲你的團隊的安全、功效和時間，你是在建立一套流程，卻毫不用心，你的隊友會認爲你很無禮的。如果你有需要，就問問題吧，你總是希望事情能夠順利進行的，對不對？當然，如果你確實不知道，你可以去問多個對象，範圍可涵蓋所有的角色和職責。因爲一個團隊的某個成員可能並不會遵循標準操作程序，或他可能只是參與該計劃的一部分。

5、細分大量的文本圖和流程圖。如果你的SOP裏有一兩步很難讀懂，那你可以通過一些圖表或圖來使讀者易於看懂。圖表容易閱讀，能幫助受衆更容易理解這一切。這樣的SOP會顯得更加完整和精彩。不要包括那些單純只是爲了給SOP增色的東西，除非它確實有必要，或是你想試圖表達語言無法完全表達出來的內容。

6、確保每個頁面都有控制文檔的符號。你的SOP可能只是衆多SOP之一。正因爲如此，希望你的組織擁有某種類型的大型數據庫編目，能包含參考系統內的一切內容。你的SOP是參考系統的一部分，因此你需要一些類型的代碼才能讓別人找到你的SOP。這就是符號存在的必要性。每個頁面都應該在其右上角註明一個簡短的標題或ID號、修訂號、日期和頁碼（第x頁/共y頁）（適用於大多數格式）。你可能會需要做腳註（或把這些內容列到腳註中去），根據你的偏好來組織就可以了。

部分3：確保成功和準確性

1、測試程序。如果你不想測試程序，那你可能就是還沒有寫好。讓那些只對該程序具有"有限知識"的、甚至是一個普通的讀者來使用SOP。觀察看他們是否遇到了什麼問題。如果有的話，註明並做出必要的改進。你最好讓幾個人來測試你的SOP。不同的人會發現不同的問題，你得接受各種各樣的反饋，很有可能會非常有用。

一定要對那些從來沒有做過這類測試的人進行測試。任何具有先驗知識的人都會首先依靠個人的知識而非你的作品來完成測驗，這樣不利於達到你的目的。

2、讓那些確實參與到這個程序中去的人員去檢查這個SOP。在項目的最後，你的領導對你的SOP的看法已經並不是最重要的了。那些"實際上"爲此工作過的人才是成功的關鍵。所以在你向高層遞交之前，先將其展示給你的同事們看。瞭解他們的看法。允許他們參與，讓他們認爲自己是該程序成功的功臣之一，會使他們更容易接受你的SOP。他們很可能提供一些偉大的想法！

3、讓你的顧問和質量保證團隊審查該SOP。一旦質量保證團隊通過了你的SOP，就寄給你的顧問看。他們對實際內容本身可能沒那麼多意見，但他們會讓你知道它是否滿足格式要求，如果有什麼是你弄錯了的，他們就會幫助你改正。使用文檔管理系統規劃SOP，以確保對該批准進行審計跟蹤。這將根據組織的不同而不同。基本上，你希望所有的一切都合乎準則和規定。

簽名是必須的。現在大多數組織都接受電子簽名。

4、一旦獲得批准，就開始執行你的SOP吧。也許需要面對可能被影響到的人員，去具體地執行和訓練，如課堂培訓、電腦培訓等等，也可能意味着你的成果只是被掛在了洗手間裏。不管它是什麼，你已經完成工作了。現在就讓時間來檢驗它吧。確保你的SOP保持先進。如果它過時了，記得更新，然後繼續更新和記錄，必要時重新設計SOP。畢竟你的團隊的安全、生產力和成功都依賴於它。

小提示

檢查清楚。確保沒有歧義。把這個程序展示給不熟悉這個過程的人看，讓他們告訴你他們的想法，你可能會感到驚訝。

記住，要儘可能涉及利益相關者，這樣你寫的程序才能真正被實施。

使用流程圖和圖形表示，以便讀者清楚該過程。

在程式被批准之前讓人們先複覈下你的文檔。

使用簡單的文字來解釋每一步驟。

確保文檔存有每個版本變化的歷史記錄。

在編寫你個人的SOP前先檢查在電腦內是否存有一箇舊版本的SOP，你就可以以此爲基礎，做一些快速的改動。確保你仍然存有該文檔。