如何寫一封友好的提醒郵件

部分1：確立友好的基調1、問候收件人。2、提及你與收件人的關係。3、使用溫和的表達方式。4、要有禮貌。部分2：涵蓋必要的內容1、使用標題行。2、記得郵件要包含提醒內容。3、使用簡潔的語言。4、刪除不必要的信息。5、使用告別辭結束電子郵件。部分3：確保電子郵件中沒有錯誤1、校對電子郵件。2、大聲讀你的電子郵件。3、請其他人檢查電子郵件。寫一封友好的提醒郵件可能會很棘手。你不希望給人留下急躁或不耐煩的印象，但又必須傳達你的信息。用問候語和溫和的表達方式在電子郵件中確立友好的基調。涵蓋必要的內容，這樣收件人就能清楚地知道你的訴求。確保電子郵件中沒有錯誤，讓人覺得你不光友好，還很職業。

部分1：確立友好的基調

1、問候收件人。在商務來往中，你可能"必須"使用"尊敬的某某某"這樣的標準問候語。但是，越來越多的個性化電子郵件正在成爲標準。有些電子郵件問候語可以幫助你從一開始就確立友好的基調，包括：你好，李剛

你好

好久不見

嗨！

2、提及你與收件人的關係。直接提醒對方會顯得很冷淡。使用能夠反映你們友誼和共同經歷的語句，提及你與收件人的私人關係。這類語句包括：學校近況如何？

朋友，你最近還好嗎？

上週末和你一起很愉快。

我們上次交談是在什麼時候？一個月前？

上次一起去的那趟旅行真是太棒了！我們最近再去一次吧。

3、使用溫和的表達方式。這點對郵件中的提醒部分尤其重要。如果你已經有段時間沒和收件人聯繫了，可以略表歉意或請求諒解，希望對方不要介意自己僅僅爲了提醒對方而再次聯繫。溫和的表達方式的示例有：我知道我們好久沒聯繫了，但我想提醒你……

寶寶剛出生，事情很多，我剛記起來要提醒你……

我知道你很忙，所以不想打擾你，但我想提醒一下……

4、要有禮貌。如果提醒的內容很重要，容易給人留下強硬的印象。記住，收件人還有許多自己的事情要做。記得說"請"和"謝謝你"，以及類似的用語。你可以使用一些禮貌用語，如：抱歉打擾你，但我想確認一下……

如果你有時間，請儘快回覆這封郵件……

感謝你花時間閱讀這封提醒郵件的回覆。我很感激。

期待你的回覆。

部分2：涵蓋必要的內容

1、使用標題行。標題行無須文采斐然。清楚明瞭、簡明扼要的標題行是最爲實用的。這能夠讓收件人對郵件的目的一目瞭然。友好郵件提醒中常用的用語包括：瞭解一下

順便提一下……

即將到來的旅行、活動等

點一下旅行、活動等的人數

2、記得郵件要包含提醒內容。當你一心想着要保持友好、禮貌的態度時，很容易忽略掉一些重要的事情，比如實際的提醒內容。把你的提醒放到電子郵件的開頭，緊接在問候語和簡要提及的私人關係後面。例如："你好。
好久沒聯繫了，張磊。你家人最近可好？我老婆和孩子讓我忙壞了，但我想問一下你……"

"嗨！
奶奶，我一直想和你聯繫。抱歉，我最近太忙了。我只是想提醒你我們的午餐聚會時間……"

3、使用簡潔的語言。一般而言，禮貌的語言確實會讓句子顯得更加冗長。例如，如果要禮貌地說"更加努力地工作"這句話，你可能得說"如果你能更努力地工作，可能會更好"。這類較長的表達方式雖然禮貌，但會使對方難以確定郵件的重點。使用簡化的電子郵件結構。這類結構可能類似於：問候（開頭）→私人關係→提醒→告別辭（結束語）

4、刪除不必要的信息。對於每句話和每句話的每個部分，問問自己："這些內容是必要的嗎？"某些情況下，"必要"的意思可能還包括"讓郵件聽起來不那麼冷冰冰的"。刪掉電子郵件中不必要的內容。通常，你可以刪掉"非常"、"事實上"、"真的"、"很"和"肯定地"等副詞，讓信息更加簡潔。

5、使用告別辭結束電子郵件。"告別辭"是"道別"的委婉說法。告別辭包括"最誠摯的祝福"、"致以問候"、"敬上"和"謹上"等。簽名應置於告別辭之後。但是，這些常見的告別辭會顯得缺乏感情。你可以試試這樣的告別辭：你的朋友

祝健康

萬事如意

祝一天愉快

輪到你回我郵件了

期待你的回覆

部分3：確保電子郵件中沒有錯誤

1、校對電子郵件。瀏覽一兩遍電子郵件，即使只是快速看一遍，也可以糾正許多寫郵件時遺漏的簡單錯誤。寫完郵件後，檢查它的拼寫和語法。很多電子郵件服務有免費的語法和拼寫檢查功能。檢查質量取決於電子郵件服務提供商。某些檢查功能可能不太準確。

記得檢查你的標題行、問候語和告別辭（結束語）。人們很容易忽視這些內容，而只關注郵件正文。

2、大聲讀你的電子郵件。如果你在寫一封重要的電子郵件，或者真的想對某人表現得特別友好或特別禮貌，你應該從頭到尾大聲地讀出你的電子郵件。它聽起來像普通對話嗎？如果像，你的郵件就可以發送了。重寫那些聽起來沉重生硬的語句或段落。盡你所能地做出最好的判斷，這取決於你平時的說話風格，會因人而異。

3、請其他人檢查電子郵件。如果是商業來往的重要通信，你可能需要在發送前請另一個人幫忙檢查提醒郵件。如果你寫的電子郵件比較簡潔，他人檢查通常只需要很短的時間，就能夠幫助你找到最微小的錯誤。查看你的在線消息服務。向朋友發送一條在線信息，內容類似於："嘿，你能看一下我發送的簡短郵件嗎？用不了多少時間。"

記得對檢查你郵件的人表示感謝，畢竟他們是在幫你的忙。