發文字號怎麼寫
發文機關標識下空2行,用3號仿宋體字,居中排布;年份、序號用阿拉伯數碼標識;年份應標全稱,用六角括號“〔〕”括入;序號不編虛位(即1不編爲001),不加“第”字。
發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。發文字號位於文件名稱下方居中處,在文件名稱和橫隔線之間。
發文字號由發文機關代字、年份和序號三部分組成。發文代字由發文機關自行擬定,固定使用,不能經常更改。
年份用六角括號括起,順序號不用括號。如“國辦發〔1996〕2號”,即說明這是**辦公廳在1996年所發出的第2號文件;“人外發〔1994〕1號”即爲人事部外事司1994年發出的第1號文件。
機關代字一般由兩個層次組成。第一個層次是發文機關代字,第二個層次是發文機關主辦文件的部門的代字。
如鐵道部文件的機關代字有“鐵辦”、“鐵財”等,“鐵”代鐵道部,“辦”、“財”代主辦這份鐵道部文件的鐵道部的辦公部門、財務部門。讀懂機關代字很重要,特別是知道了文件的主辦部門是誰,可以比較準確地對文件進行分辦、查詢和保存歸檔。
有的機關代字還包合其他的層次,如**發文的機關代字有“國發”、“國函”,“國”代**,而“發”和“函”則代“**文件”和“**函”這兩種發文形式。有的文件機關代字有七八個、十幾個字之多,可能各有所代的層次,但儘量以簡化爲好。
年份要用全稱,不應簡化,如“87”、“93”等均屬標識不正確。年份應用六角括號“〔 〕”括起。
注意六角括號不是數學公式的中括號,因爲當引用公文時,標題後面的發文字號要用圓括號“( )”括起,如果年份用中括號括起,就違反了低級符號中不得包合高級符號的原則。 因此稱之爲“六角括號”是基於與數學的中括號相區別。
另外,二者形狀也略有不同。有的文件把年份用圓括號括起,今後也要按本標準的規定使用六角括號。
序號是發文的流水號。一般都是按文件的形式統一編,即是哪個部門主辦的,只要是同一發文形式,就要統一按順序編號。
有的機關按主辦部門或按文件內容劃分編序號,是一種較繁瑣的辦法。國家標準規定序號不編虛位,不加“第” (有的單位加“字”)等虛字,主要是講究實用。
發文字號中的機關代字、年號和序號三部分要完備,缺一不可,不能在三者之間隨意加“字”“第”等字樣。如某市財政局發文字號寫成“X市財發〔1992〕字第36號”,其中的“字”“第”就是多餘的。
年號和序號的括號不能濫用,如寫成“(1995)12號”“(1995)(12號)”“(1995)(12)號”“[1995][12號]”“1995年[12]號”等,都是錯誤的。
2. 國家行政機關公文發文字號正確寫法是根據《黨政機關公文處理工作條例》(中辦發〔 2012〕14號),2012年7月1日起,黨的機關公文和行政機關公文統一。
發文字號由發文機關代字、年份、發文順序號組成。聯合行文時,使用主辦機關的發文字號。
發文字號編排在發文機關標誌下空二行位置,居中排布。年份、發文順序號用阿拉伯數字標註;年份應標全稱,用六角括號“〔〕”括入;發文順序號不加“第”字,不編虛位(即1不編爲01),在阿拉伯數字後加“號”字。
上行文的發文字號居左空一字編排,與最後一個簽發人姓名處在同一行。
例如:
國發〔 2012〕14號
發文機關代字:國
年份:2012
發文順序號:14號
3. 哪些公文要寫發文字號嚴格意義上說,任何公文都應該有發文字號。
就是最普通的便函或者一封介紹信,也是有“函字”或者“字”的編號的。因爲,發文字號不僅僅是一種格式上的要求,更是公文嚴肅性、準確性的一種體現。
當然,實踐當中,確實有一些不是很正式的公文、或者僅僅是臨時性、短期內起效力、很快將失效、沒有檔案保存價值的材料不編號的。一般而言,作爲發文機關,對本機關制定下發的公文都要按相應文種編訂發文字號的,這是因爲,作爲發文機關,是這份公文最初的發出機構,也是效力源頭,因此不但要編號,而且應該長期存檔備查的。
再有就是,本機關上報的公文,爲了體現嚴肅性,一般也要編文號的。
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