怎麼寫外貿開發信

在客戶看到信第一眼就看到你所提供的產品，如能提供好的價格來吸引他最好了，要不然，很多人肯定當垃圾不理不睬。

做 外貿 的人員都有這樣的體會，開發信一天到晚，發個不停，可是幾乎都象石沉大海一樣。不知道是不是自己的開發信定得不好，不夠吸引人，引不起人閱讀的興趣來？還是措辭方面可能有不當？一般第一次寫給客戶的開發信，應該如何措辭？要寫得詳細些好還是簡單明瞭些好？標題應該用什麼纔不致於被人當作垃圾郵件刪掉呢？ 其實商務信函並不要求您使用華麗優美的詞句。

所有您需要做的就是，用簡單樸實的語言，準確的表達自己的意思，讓對方可以非常清楚的瞭解您想說什麼。圍繞這一點，我總結了幾方面的內容，希望對您寫作商務信函有借鑑作用。

每一封信函的往來，都是您跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函裏體現感性的一面。

然而很多人都有一種誤解，以爲寫作商務信函就應該用一種特殊的“生意腔”，於是把一封本來應該是熱情而友好的信函寫得呆板而死氣沉沉。他們寧願寫“Your letter has been received”,“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。

其實我們簡單的來理解一下，每次信函的往來不就是跟對方進行了一次交談嗎？只不過是把交談的內容寫到了紙上而已。多用一些簡單明瞭的語句，用我/我們做主語，這樣才能讓我們的信函讀起來熱情，友好，就象兩個朋友之間的談話那樣簡單，自然，人性化。

想象一下，如果您由於無法準時交貨而在電話上跟您的合作伙伴表示歉意時，您會怎麼說？我想您會說“I am sorry we cannot deliver the goods today”。既然在電話中您會這樣說，爲什麼在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”？放棄這種所謂的“生意腔”吧，讓您的信也象談話那樣簡單，自然，人性化。

由於您寫的信函都是有其目的性的，所以您信函裏所採用的語氣語調也應該符合您的目的。在寫之前先不妨仔細考慮一下，您寫這封信函是想達到一個什麼樣的目的，您希望對收信人產生一種怎樣的影響呢？是歉意的，勸說性的，還是堅決的，要求性的。

這完全可以通過信函中的語氣語調來表現。 不管是生活中的交往還是生意上的合作，真誠是最重要也是最基礎的，所以您的信函也必須能夠充分體現您的真誠。

不管說什麼，都要帶着您的誠意去說。把寫好的信函拿起來讀一遍，確保如果此時對方正在電話中與您通話，他一定能夠感受到您的自然和真誠。

跟您一樣，您的合作伙伴們每天都要閱讀大量信函文件。所以，信函一定要寫得簡明扼要，短小精悍，切中要點。

如果是不符合主題或者對信函的目的不能產生利益的內容，請毫不留情的捨棄它們。12。

外貿開發信撰寫之大錯（戰略層面，一個扣30分）：

1）缺失標題，或標題很弱、缺乏衝擊力：對方根本沒有興趣點開

2）過於自我的態度，沒有突出“you"：被視爲沒有任何價值、立即被刪

3）假大空文風、企業口號式宣傳：令人厭惡、被當成騙子或弱智

外貿開發信撰寫之中錯（策略層面，一個扣20分）：

1）低聲下氣、缺乏底氣：清朝滅亡已97年了，奴才還佔據了CCTV的熒屏與很多人的思想。生意不是求出來的，而是積極爭取去做出來的。所以，外貿開發信要寫得禮貌但不要卑下。

2）缺乏行動召喚：不是報個網站鏈接給對方就萬事大吉了，要充分說明，對方爲什麼要看你的網站？

3）老古董文：見絕大部分外貿函電教材。

4）技術資料堆砌：再便宜再高質，不與對方的想法聯繫起來，別人不會有興趣。

5）文體或調子隨意而爲：外貿開發是嚴肅的商業行爲，要親切自然但不是率性隨便。

6）其它：（暫時想不起來，看到再補充）

外貿開發信撰寫之小錯（執行層面，一個扣10分）：

1）空格錯用、亂用

2)s 漏用、錯用

3）語法錯誤

4）拼寫錯誤

5）中式英語

6）內容或事實錯誤

7）字體、色彩出錯

8）其它

外貿開發信改進建議：

1）先做容易的！養成反覆檢查所有單詞、語句、標點符號的優良習慣。細小方面要堅決做到零錯誤！

2）再做最有價值的戰略研究：對方是誰？對方希望的是什麼？（絕對不是很多人所習慣囉嗦的 we we we our our our I I I 等字眼）

外貿開發信發送之心態

1）積極發信：在不降低質量要求的情況下，多多發送，天天發送。這是獲得大量潛在客戶的根本方法。

2）耐心等待：無謂的擔心和期盼是浪費時間，發了之後就是等待，收穫是自然而然的。要想有多的回覆，就只有在深入研究外貿開發信寫作技巧的基礎上，儘量多發送、不間斷地發送，要相信“功夫不負有心人”的古訓。

3）精心回覆：外貿開發不是一錘子的買賣，第一封開發信得到的往往只是詢問式的迴音，需要你根據不同的情況，預先組織好相關的文字，再針對對方的詢問精心做出精準的回覆。細節決定成敗，不要讓好不容易得來的潛在客戶第一聲迴音，變成最後一次的絕響。

4）規律跟進：需要按一定的時間間隔和內容，不斷有規律地跟進客戶。注意行業新聞、節假日、客戶生日等有意義的日期，這些都是跟進的好時機。作爲專業的外貿企業和外貿人員，你要定期準備聯繫客戶和潛在客戶的通訊（newsletter），用以分享信息、聯絡感情。

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希望以上答案對你有幫助。

我畢業三年了，做了三年多的外貿業務，也一直在琢磨怎麼寫好開發信，總結了很多前人的經驗，我覺得一下這幾點是首要的：1）選好郵箱，不想用什麼亂七八糟數字加名字的郵箱，想想看，如果你花大錢從國外買東西，對方連和你交流的基本工具email都是亂七八糟的，你相信對方嗎？ 最好是公司郵箱，實在沒有，就用產品的關鍵字做頭，比如你出口書，就[email protected]，這樣老外容易記住你，之所以選hotmail，也是我的經驗，yahoo發信容易封號，gmail和hotmail我發一樣的數量開發信，hotmail遠勝gmail2）寫好標題，要標新但不要立異，要在短暫的幾秒內吸引到客戶，我問過很多老外，他們都說如果開發信的標題有她們的公司名，會比較願意讀讀，起碼不會當成羣發的rubbish千萬不要羣發。

3）最好不加什麼附件報價，系統會自動攔截..可以在郵件裏插入個小的產品圖片4）要注意時差，最好在該客戶上班的時間發，打開率會高很多5）內容一定要簡潔，說明自己的產品和優勢就好大致就這幾點 FYI。

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以下將一一分析： 外貿開發信如何寫 外貿開發信並不要求您使用華麗優美的詞句。您需要做的就是，用簡單樸實的語言，準確的表達自己的意思，讓對方可以非常清楚的瞭解您想說什麼。

圍繞這一點，奧道中國專家總結了幾方面的內容，希望對您寫作外貿開發信有借鑑作用。 每一封信函的往來，都是您跟收信人彼此之間的一次交流。

人都是感性的，所以您需要在您的信函裏體現感性的一面。然而很多人都有一種誤解，以爲寫作商務信函就應該用一種特殊的“生意腔”，於是把一封本來應該是熱情而友好的外貿開發信寫得呆板而死氣沉沉。

他們寧願寫“Your letter has been received”,“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。 其實我們簡單的來理解一下，每次外貿開發信的往來不就是跟對方進行了一次交談嗎？只不過是把交談的內容寫到了紙上而已。

多用一些簡單明瞭的語句，用我/我們做主語，這樣才能讓我們的外貿開發信讀起來熱情，友好，就像兩個朋友之間的談話那樣簡單，自然，人性化。 想象一下，如果您由於無法準時交貨而在電話上跟您的合作伙伴表示歉意時，您會怎麼說？我想您會說“I am sorry we cannot deliver the goods today”。

既然在電話中您會這樣說，爲什麼在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”？放棄這種所謂的“生意腔”吧，讓您的信也象談話那樣簡單，自然，人性化。 由於您寫的外貿開發信都是有其目的性的，所以您的外貿開發信裏所採用的語氣語調也應該符合您的目的。

在寫之前先不妨仔細考慮一下，您寫這封外貿開發信是想達到一個什麼樣的目的，您希望對收信人產生一種怎樣的影響呢？是歉意的，勸說性的，還是堅決的，要求性的。這完全可以通過外貿開發信中的語氣語調來表現。

不管是生活中的交往還是生意上的合作，真誠是最重要也是最基礎的，所以您的外貿開發信也必須能夠充分體現您的真誠。不管說什麼，都要帶着您的誠意去說。

把寫好的信函拿起來讀一遍，確保如果此時對方正在電話中與您通話，他一定能夠感受到您的自然和真誠。 跟您一樣，您的合作伙伴們每天都要閱讀大量開發信文件。

所以，外貿開發信一定要寫得簡明扼要，短小精悍，切中要點。如果是不符合主題或者對外貿開發信的目的不能產生利益的內容，請毫不留情的捨棄它們。

因爲這些內容不僅不能使交流通暢，反而會混淆視聽，非但不能讓讀者感興趣，反而會讓他們惱火，產生反感。 我們這裏所說的禮貌，並不是簡單用一些禮貌用語比如your kind inquiry ,your esteemed order等就可以的。

而是要體現一種爲他人考慮，多體諒對方心情和處境的態度。如果本着這樣的態度去跟別人交流，那麼就算您這次拒絕了對方的要求，也不會因此失去這個朋友，不會影響今後合作的機會。

特別要注意，當雙方觀點不能統一時，我們首先要理解並尊重對方的觀點。如果對方的建議不合理或者對您的指責不公平時，請表現一下您的高姿態，您可以據理力爭，說明您的觀點，但注意要講究禮節禮貌，避免用冒犯性的語言。

還要提醒一點，中國人有句話叫做“過猶不及”。任何事情，一旦過了頭，效果反而不好。

禮貌過了頭，可能會變成阿諛奉承，真誠過了頭，也會變成天真幼稚。所以最關鍵的還是要把握好“度”，才能達到預期的效果。

就像前面提到的，要用簡潔樸實的語言來寫外貿開發信，讓您的開發信讀起來簡單，清楚，容易理解。用常見的單詞，避免生僻或者拼寫複雜的單詞。

一個單詞可以表達，就不要用詞組。多用短句，因爲短句更容易理解。

少用“and”,“but”,“however”,“consequently”這些讓句子變得冗長的連詞。 在同一封外貿開發信裏，不要使用多個相同含義的單詞。

比如，您前面寫了“goods have been sent”，那後面再提到這件事時就不要再用其他單詞如“forward” “dispatch”等。因爲這樣寫會誤導您的讀者無謂地去考慮這些詞之間是否另有含義。

當涉及到數據或者具體的信息時，比如時間，地點，價格，貨號等等，儘可能做到精確。這樣會使交流的內容更加清楚，更有助於加快事務的進程。

請在郵件中寫上對方公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字。這樣會讓對方知道這封郵件是專門給他的，而不是那種羣發的通函，從而表示對此的重視。

當然，如果您無法確定收信人的名字，那就在稱呼一欄裏寫“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。 前面我們說過，外貿開發信不需要用華麗的詞句。

根據西方的語言習慣，他們更願意使用簡練而樸實的語言。所以當我們跟西方人進行商務溝通時，也要儘量避免華麗複雜的詞句。

比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”，就不如直接寫成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”，這樣才更加符合西方人的語言習慣。 外貿開發信如何回覆 外貿開發信的回覆，涉及到外貿開發信的優劣質之。

如何寫好威力強大外貿業務開發信

開發信的原則

這邊先談談以前的一個德國客人給我的建議，我把他原文附上，但是名字和公司我刪掉了，其他一字不改，大家看看！

Dear C,As you mentioned last time, how to write a right email, pls find my reply as follows:1) short2) short3) short again4) delete all extra words5) make everything clear6) that's ok, order comes, ah~Have a nice day!

我要再重申一點，開發信儘量不要用粗體，大寫，或者弄得五顏六色。除了一小部分標新立異的客人，大部分人是不會喜歡的。只要掌握3個要素，效果會比漫天亂髮要好得多。

1）簡潔。內容一定要簡潔，儘量控制在3段以內，每段不超過兩句話。

2）簡單。用你能用的簡單的單詞，最好都是初高中的詞彙，那就最理想了。讓每個即使是非英語國家的客人都不會產生歧義。

3）準確。內容要到位，不說任何的廢話，每句話切中要點，不要漫無邊際。

很多sales朋友常常抱怨，開發信效果很差，100封裏面好幾十封退信，剩下的就是石沉大海，難得有一個老外回一句“No, thanks.”就可以讓你激動半天。 其實大家有沒有想過，這樣的做法會嚴重挫傷自己的積極性。可以試想一下，當你一天坐在電腦面前12個小時，從google和各種黃頁搜索到客人信息，一封一封開發信發出去，晚上滿臉疲憊的回家，等第二天滿懷希望上班的時候，郵箱裏爆滿各種各樣的退信，你是什麼感受？

我以前也是做業務的，當年大學畢業後從業務助理、跟單做起，後來做sales和sales manager,PA to director，一直到現在做buyer，中間換了幾份工作，也經歷過大部分朋友所經歷的各種問題。我當時也有這麼一段時間，沒日沒夜地發推銷信，找新客人，無休止地報價，但效果甚微。後來跟很多不同的客人熟識了以後，私底下聊起才發現，當初的開發信寫的是大大有問題的。很多老外也是做sales的，也會寫開發信，爲什麼成交率比我們高很多？即使不說成交率，回覆率也大大高過我們？

很多剛畢業的朋友們都是學國貿專業出來的，一般都學過外貿函電這門課，老師們反覆教你們怎麼寫商務信函，怎麼回詢盤等等，其實這些教材幾乎都是學院派人士編的，不是老掉牙過時的東西，就是和現實基本脫節的。很多老師一輩子都呆在學校裏，連外貿都沒做過，你怎麼能指望從他們這裏學到寫商務信函的精髓？真正的好的email，必須要模仿老外的行文方式，尤其是英語爲母語的客人！即使你的郵件寫得四平八穩，語法精到，整篇下來沒有任何錯誤，在大學裏可以拿滿分作文了，可客人收到以後，還是怎麼看怎麼彆扭。

詳詢我Q。發你郵箱也可以。

我畢業三年了，做了三年多的外貿業務，也一直在琢磨怎麼寫好開發信，總結了很多前人的經驗，我覺得一下這幾點是首要的：

1）選好郵箱，不想用什麼亂七八糟數字加名字的郵箱，想想看，如果你花大錢從國外買東西，對方連和你交流的基本工具email都是亂七八糟的，你相信對方嗎？ 最好是公司郵箱，實在沒有，就用產品的關鍵字做頭，比如你出口書，就[email protected]，這樣老外容易記住你，之所以選hotmail，也是我的經驗，yahoo發信容易封號，gmail和hotmail我發一樣的數量開發信，hotmail遠勝gmail

2）寫好標題，要標新但不要立異，要在短暫的幾秒內吸引到客戶，我問過很多老外，他們都說如果開發信的標題有她們的公司名，會比較願意讀讀，起碼不會當成羣發的rubbish

千萬不要羣發。

3）最好不加什麼附件報價，系統會自動攔截..

可以在郵件裏插入個小的產品圖片

4）要注意時差，最好在該客戶上班的時間發，打開率會高很多

5）內容一定要簡潔，說明自己的產品和優勢就好

大致就這幾點 FYI

Dear Sir,

From the internet we have learned that your company may be interested in our products.

We would like to take this opportunity to introduce our company to you and to see if there any possible to do the business with you.

We are 。..

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Thank you very much for your attention to the above and looking forward to have the pleasure to serve with you soon.

Best regards,

xxx

發郵件開發客戶，建議分一些類別，比如說是精準開發呢還是大數據去開發。要是精準開發的話，定期給客戶推薦新品和定期發價格更新，偶爾也可以發一些自己的一些合作客戶的發貨裝箱照片來給自己營銷下或者發一些客戶的來驗廠的一些合照。

要是大數據開發客戶的話，那就無所謂了，主要寫好2~3封開發信，然後定期去更換下標題，沒有好與壞，主要在於堅持+粗暴的去營銷即可。但是用這方式去營銷的時候，最好不要帶自己公司任何信息，比如說郵箱和企業網站之類的，僅僅是推薦產品，這樣的話哪怕客戶最後討厭這種營銷方式也不知道該去討厭誰，因爲整個行業的人一起去發郵件的時候，國外的客戶又哪有精力去討厭誰呢？ 哈~