文件應該怎麼寫

就我本人的實際經驗而言，大體要做好如下幾個方面的工作：

1、多看看相關的文件、書籍和報紙——實話說，真正的公文寫作高手總是很認真地看日報上你平常只看標題或者連標題都不看的那一版的內容的，而且他們收集的剪報資料厚度你絕對想象不到。具體可參考的資料大約如下3類：人民日報等黨報黨刊——瞭解權威表達方式、政策動向和時政要聞；《半月談》等權威時政分析類刊物——幫助你深入理解政策制定的背景、依據，剖析當前熱點難點問題；以及以下2中將要提到的上級文件。

2、如果你是準備靠寫公文吃飯，那麼應該多借閱一下你單位此前的各類公文、你單位上級機關近期的發文以及領導近期的講話，注意最近業務範圍內都在講什麼？是怎樣表述的？有沒有固定格式或者固定的表述方式？要知道即使你文采再好，只是用了一個外行的語言組織方式，那麼你的上級依然會認爲你很菜。

如果你是準備公考之類的考試，那麼你還是到網上公考相關的網站搜一下吧——考試跟實際公文寫作還是有區別的，有很多技巧性的規律，多看看就行。

3、多請教現在（或者以前）幹這項工作的人。其實，公文寫作更重要的是思路，不是技巧。公文不是炫耀文采的作品。寫好了多請別人給改，別怕麻煩和丟面子——提高公文寫作水平不是一朝一夕之功，老祕書都是改出來的！

4、別太在意別人的表揚和批評。這不是說不重視別人的意見——別人給指出有待改進之處應該高興，道理上一條已經說了——而是指心理上不要對外界評價過於敏感！要知道：公文的首要屬性是它的應用性，也就是說，你寫的這篇稿子就是用來被上級、領導、下級、羣衆不斷品評和指摘的！而閱讀對象每一個人的能力水平、知識水平和語言組織習慣都不一樣，一篇稿子此領導曰甚好、彼領導曰一般的情況很常見。——但是不斷提高自己的能力和水平確是必須的！

5、不必要太重視公文格式。我們現行的兩個體系、幾十種公文格式分類你永遠也搞不清楚——真的。對於公文格式，你只要從你單位常用的那幾種開始，保證不出錯就行——最簡單的方式就是照着原來的文件來，他怎樣你就怎樣。熟悉了以後就明白，儘管可能各類公文格式永遠也分不清，但往往一猜就準。呵呵

原發布者：甜中美

如何寫公文

衆所周知，公文寫作是一項綜合性腦力勞動，是作者多種素質和智能的綜合反映，也是作者思想、觀點、知識、修養、能力、技巧的全面體現。文字綜合是機關工作和國家公務員的基本功，或者說是基本素質要求，每個人都應在各自的崗位上、工作實踐中培養磨練這一基本功，公文寫作的實踐性、創新性很強，既沒有刻板的模式，也無竅門與祕密可言。但有規律，它需要在長期的公文寫作實踐的潛移默化中之感悟。我認爲文祕寫作的能力和水平，要上升到提高執政能力和提高自身的能力的高度去認識，並且應堅持鍥而不捨地，勤奮耕耘，筆耕不輟，在學習鍛鍊公文寫作的實踐中，逐步夯實基礎，打牢功底，這也是一名機關幹部，特別是青年同志進步成長的重要途徑。搞文字綜合工作固然辛苦，但我認爲這項工作鍛鍊人也培養人，因爲“有一分耕耘，纔有一分收穫”，有辛勞和付出，纔會有收穫和回報。結合個人的經歷和實踐，談下自己從事文字綜合的感悟和體會：一、要做到“六多”。即多看、多學；多思、多悟；多寫、多改。首先要多看、多學。做好文祕工作首先要增強自身的學習意識和學習能力。必須認真學習政治理論，學習研究黨和國家的方針、政策、法律，不斷提高理論水平和政策水平，以馬克思主義的立場、觀點和方法分析問題、解決問題，樹立科學的發展觀。只有多讀、多看、多學，領會吃透有關精神，思路目標明確，學習在前，領會在先，與時代同步或超前的活躍思維，把握事物物質，才能引領主流、爭立潮

所謂公文，它是公務文書的簡稱，它是國家機關在行政管理過程中爲處理公務而按規定格式製作的書面材料。公文的種類主要包括：命令、議案、決定、公告、通告、通報、報告、請示、批覆、意見、函、會議紀要。 在各類企業中，所指的公文一般爲商務公文，主要分爲介紹報告、請示、會議紀要、工作計劃要點、公司及產品介紹、信函、講話稿、可行性報告、工作總結、市場調查報告、說明等公文擬寫的步驟與方法公文擬寫的步驟與方法大體同一般文章的寫作方式相似，但是由於公文在性質、作用上及其寫作要求上的不同，擬寫時也有一些需要特別注意的問題。 公文的擬寫通常按以下步驟進行： 一、明確發文主旨 任何一份公文都是根據工作中的實際需要來擬寫的。因此，在動筆之前，首先要弄清楚發文的主旨，即發文的主題與目的，包括以下幾項內容： 1、文件的中心內容是什麼？比如相關工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問題，解決方式、需協助事項；再如請求事項，擬請上級機關答覆或解決問題等。 2、根據文件內容，準備採用什麼文種？比如，彙報工作情況，是寫專題報告還是寫情況簡報；針對下級來文所反映的問題，是寫一個指示或覆函，還是一個帶規定性質的通知等。 3、明確文件發送範圍和閱讀對象。比如，向上級彙報工作，還是向有關單位推廣、介紹經驗；是給領導、有關部門人員閱讀，還是向全體人員進行傳達。 4、明確發文的具體要求。例如，是要求對方瞭解，還是要求對方答覆，是供收文機關貫徹執行，還是參照執行、研究參考、徵求意見等。 總之，發文必須明確採取什麼方式，主要闡述哪些問題，具體要達到什麼目的，只有對這些問題做到心中有數，才能夠落筆起草。 二、收集有關資料，進行調查研究 發文的目的和主題明確之後，就可以圍繞這個主題蒐集材料和進行一定的調查研究。當然，這也要根據具體的情況，並不是擬寫每一份公文都要進行這一步工作。例如，擬寫一份簡短的通知、公告，一般來說不需要專門做蒐集材料和調查研究工作，在明確發文主旨之後，稍加考慮就可以提筆寫作了。但對於問題較爲複雜，還要進行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長的文件，擬訂工作計劃、進行工作總結、起草規章、條例、擬寫工作指示等，往往都需要蒐集有關材料和進行進一步調查研究工作。 怎樣爲擬寫公文蒐集材料和進行調查研究呢？一是收集和閱讀有關的文字材料；二是到實際當中蒐集活材料。例如，要草擬本部門的年度工作計劃，首先需要查閱去年的工作計劃及工作總結，以及參考有關先進企業的同類工作計劃等，還要研究本部門今年所面臨的形勢，今年的中心任務上級要求等。 總之，收集材料及調查研究，是一個醞釀的過程，是爲了掌握全面的、大量的素材瞭解問題的各個方面，然後經過分析思考產生一個認識的飛躍。 三、擬出提綱，安排結構 在收集材料的基礎上，草擬出一個寫作提綱。提綱是所要擬寫的文件的內容要點，把它的主要框架勾畫出來，以便正式動筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進展順利，儘量避免半途返工。 提綱的詳略，可以根據文件的具體情況和個人的習慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的文件，可以大致安排一下文件的結構，先寫什麼問題，依次再寫什麼問題，主要分幾層意思等。篇幅較長、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細的提綱，包括文件共分幾個部分，每一個部分又分作幾個問題，各個大小問題的題目和要點及使用什麼具體材料說明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當然，需要集體討論或送給領導審閱的提綱除外。 擬寫提綱是一個很重要的構思過程，文件的基本觀點，可以召集相關人員進行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫的文件，更需要共同研究寫作提綱，以免發生前後重複、脫節或相互矛盾的現象。 四、落筆起草、擬寫正文 結構安排好後，要按照要求所列順序，開宗明義、緊扣主題、擬寫正文。寫作中注意兩點： 1、要觀點鮮明，用材得當。也就是說要用觀點來統帥材料，使材料來爲觀點服務。用材料要能說明問題，做到材料與觀點一。 在寫作當中，要注意明確觀點，用語不能含糊不清，模棱兩可、詞不達意，似是而非。如果觀點不明，令人不知所云。有些文件，只講觀點沒有實際材料，就會使人感到抽象空洞、缺乏依據，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點，則會使人弄不清要說明什麼問題，不瞭解發文的意圖 ，特別是情況彙報、工作彙報介紹。 2、要語句簡練，交代清楚。擬寫文件既要儘量節省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代的問題清楚明瞭。 五、反覆檢查，認真修改 初稿寫出後，要認真進行修改。寫文章，需要下功夫。自古以來，好文章都要經過反覆 修改的，寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經過幾稿才能通過。

要認真，仔細，文字內容簡明扼要，並且注重格式！應該不會有太大的問題！

呵呵^希望可以幫到你！

就我本人從一個初入門者一步步學習的過程而言，大體要做好如下幾個方面的工作：

1、多看看相關的文件、書籍和報紙——實話說，真正的公文寫作高手總是很認真地看日報上你平常只看標題或者連標題都不看的那一版的內容的，而且他們收集的簡報資料厚度你絕對想象不到。

2、如果你是準備靠寫公文吃飯，那麼應該多借閱一下你單位此前的各類公文、你單位上級機關近期的發文以及領導近期的講話，注意最近業務範圍內都在講什麼？是怎樣表述的？有沒有固定格式或者固定的表述方式？要知道即使你文采再好，只是用了一個外行的語言組織方式，那麼你的上級依然會認爲你很菜。

如果你是準備公考之類的考試，那麼你還是到網上公考相關的網站搜一下吧——考試跟實際公文寫作還是有區別的，有很多技巧性的規律，多看看就行。

3、多請教現在（或者以前）幹這項工作的人。其實，公文寫作更重要的是思路，不是技巧。公文不是炫耀文采的作品。寫好了多請別人給改，別怕麻煩和丟面子——提高公文寫作水平不是一朝一夕之功，老祕書都是改出來的！

4、別太在意別人的表揚和批評。這不是說不重視別人的意見——別人給指出有待改進之處應該高興，道理上一條已經說了——而是指心理上不要對外界評價過於敏感！要知道：公文的首要屬性是它的應用性，也就是說，你寫的這篇稿子就是用來被上級、領導、下級、羣衆不斷品評和指摘的！而應用對象每一個人的能力水平、知識水平和語言組織習慣都不一樣，一篇稿子此領導曰甚好、彼領導曰一般的情況很常見。——但是不斷提高自己的能力和水平確是必須的！

5、不必要太重視公文格式。我們現有的公文格式分類你永遠也搞不清楚——真的。對於公文格式，你只要從你單位常用的那幾種開始，保證不出錯就行——最簡單的方式就是照着原來的文件來，他怎樣你就怎樣。熟悉了以後就明白，儘管可能各類公文格式永遠也分不清，但往往一猜就準。呵呵

我的經驗：

1.準備。公文寫作的基本理論和知識、方法應該要學習。

2.提高。多學習，從事公文寫作的人有很多渠道可以學習，最多的是各級文件，尤其是較高層次的文件，還有各類執行性文件，從中領悟。

3.精華。選擇幾篇特別好的文章，可以從公文類雜誌或報紙的理論版尋找，從中分析：結構佈局、用詞、每段蘊含的信息量、邏輯思維等，每個月或一段時間分析一次，然後在自己寫公文的時候按照體會重點寫好一兩篇就有很大的收穫。

4.總結和對比。同樣寫一篇公文，如果有其他渠道對比是很有效的辦法，你會發現許多地方需要改進，進行總結後就能得到明顯提高。

5.資料和信息收集。平時要多留意和保存跟本單位或行業相關的資料、重大政策等等，在動手之前，也可以到網上搜索一下，類似文件人家怎麼寫的，對自己很有裨益。

來文機關是文件的制發機關，就是明確文件的來源。

文別是不規範的說法。一般可指文種，即正式公文標題裏面表明的通知、請示、報告等。但是由於不是規範提法，在實務中可能將文別理解成公文分類等。如上級機關下發的通知，文別記爲下行通知。外單位發來的調查信函，文別記爲調查函。登記的信息量大於文種。

原文字號就是文件上標明的字號，在文件紅色分割線上邊。格式如：國發〔2014〕7號。有時收文機關在登記時可能有自編序號，如1、2、3等。注意區別。

公文該怎樣寫？有些人一寫文章就落入用什麼形式，採用什麼格式、構思什麼結構的怪圈，實際上這是一個誤會。文章應該有一種形式，但決定文章怎樣寫的根本要素是內容，而不是形式。公文無非是一個載體，載的內容不同因而載的方法也應不同。評價公文寫得好不好，主要看行文目的和內容反映得好不好，有沒有真知灼見，有沒有針對性和指導性，而不是錦繡般的文字。目前機關中很多公文的弊病多出在這個方面。一是內容空，有其形無其神，言之無物，象似爲寫文章而寫文章。二是篇幅長，而且有越寫越長的趨勢，文章不是圍繞一個主題緊密去寫，而是擺開架子洋洋萬言，生怕把什麼事漏了，把所涉及的工作一條不漏地排列開，最後給人的感覺是一份資料、一本流水帳。三是論述亂，不分內容特點和對象的知識層次，先論述一番再說，結果議論一番讀者最熟悉的東西，毫無作用。四是抄襲多。現在公文寫作中有一種不良作風，就是用剪子加膠水“寫”文章，不分時境變化，不分場合變更，照抄照般，搞文字“批發”。五是美術化。有的人利用計算機優越的打印功能，把公文各種字體、字形、字號擺佈賞心悅目，把各級標題“塑造”得很美，追求公文的感官效應。這樣是寫不好公文的。還有的文章結構、形式很漂亮氣派、詞句用得很好，但什麼事也沒闡明，給人看完後感覺很茫然、一無所得，不能喚起新的啓示，這也難以說是一篇好的公文。總之，寫好公文關鍵於內容好，能夠準確無誤於表現出行文目的，有真知灼見，給送達對象以指引、啓迪和遵循。

古人說文無定法。作爲公文寫作來說，雖無定法，卻有無形的規範和規律。根據實際工作體驗，本人認爲公文寫作有許多帶有普遍性、規律性的東西，這也是寫好公文必需把握住的。

一、切實領會好領導意圖

公文是爲領導活動服務的，是領導者從事行政領導管理活動的重要手段。因而能否真正領會好領導意圖，是決定公文寫作是否成功的一個非常重要的環節。

二、系統儲備素材和觀點

擁有充分的素材是撰寫好公文的基礎。寫文章實際上是對素材的歸納、消化、加工和昇華的過程。儲備素材有兩個含義，一個是要有衆多的文本材料，另一個就是平時多注意思考，進而形成有獨特見解的觀點羣。

三、撰稿注意雙層思維

所謂雙層思維就是在文章特別是那些常用公文運用的寫作方法。第一層是指首先考慮安排結構、選擇素材，也就是按照內容的要求着眼於“搭架子”的構思、謀篇。第二層就是基本櫃架通過後再圍繞表達主題。在語言、邏輯方面進行“精煉”，挖掘中心思想，在文章撰寫中按這兩層次運行，提出一個較細綱目，形成基本雛形，然後再從觀點、論述、事例修辭等方面進行邏輯、系統地加工。這樣做，往往可以節省不少的時間和精力。其原因很簡單，授命寫作不是個人說了算，而是領導意見決定文稿成功與否，這樣會經常出現與領導要求不符的情況。如果所有的精力時間都用上，也難得一次就通過。再着說，精力無重點地使用，不利於思考和提高構思的效果，本身就不利於提高通過率。當然對一些簡短和非常熟悉的文章應瀟灑一氣哈成，效果也會很好。

四、努力深化公文主題

公文的主題，是通過載體內容所表達出來的明確意圖、基本意見，是行政目的和行文目的的具體體現。有些文種的公文明顯地呈現着旨意性、直白性、具體性，並不存在多少深化主題問題。但也有許多公文確實需要深化主題。所謂公文主題的深化，就是主題向縱深層次性發展，呈現出由低向高、由淺入深、由粗到精，由殘缺到完整的態勢。

五、語言使用要得當

不同文種的語言特色是不同的：指揮性公文（如指示、意見、命令）的語言，應色彩莊重；知照性公文（如通報、公告）的語言，應通俗具體；報請性公文（如請示、邀請）的語言，應恭謹明確；法規性公文（如條例、條令）的語言，應簡約規整；提要性公文（如會議紀要）的語言，應概括凝練。總之，語言使用要得當。

語言使用得當，關鍵是公文的語法語氣要恰如其份。所謂語法，也叫“文法”，是語言的結構規律。語法包括詞法和句法等。語氣，也是語法範疇之一，通過一定的語法形式表示說話人對行爲動作的態度。語氣，有的是陳述語氣，有的是虛擬語氣，也有的用語氣助詞和語調來表達。語法和語氣相輔相成，不能截然分離。但是語氣決定使用什麼樣的語法，而語法又會強化語氣效果。語法語氣可以反映和表達出行文主體的威信和影響力，產生良好的社會共嗚效果。在起草機關公文時，必須針對特定的事因和對象，注意機關公文的語法語氣。把握好公文的語法語氣，可以充分表達出公文或者其他各種文字材料所要表現的內涵，有利於提高國家機關在社會管理中的影響力和號召力。同樣，領導的講話、報告、講演等也要注意語法語氣，這樣能進一步體現領導者的講話意圖，有利於實現領導者所要追求的目的。

1、重點掌握公文的概念和特點。

公文有公文的概念有廣、狹義之分。廣義的公文是指黨政機關、企事業單位及社會團體在公務活動中所用的文字材料。

廣義的公文專指法定公文。是指《國家行政機關公文處理辦法》列出的十三類公文。

這是行政機關在行政管理活動中所形成的具有法定效力和規範體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。 公文的特點主要有： （1）法定性； （2）政策性； （3）實用性； （4）實效性； （5）規範性。

2、掌握公文的基本功用。 公文的基本功用有： （1）頒佈法規，傳達指示； （2）反映情況，請示工作； （3）聯繫工作，商洽公務； （4）宣傳教育； （5）依據憑證。

3、掌握公文的分類。 （1）依照行文關係和行文方向的不同，可將公文分爲上行文、下行文、平行文三種。

（2）按照緊急程度可將公文分爲緊急公文和普通公文兩大類。緊急公文又分爲“特急”和“急件”兩種。

（3）按照有無保密要求和、及祕密等級可將公文分爲無保密要求的普通文件和有保密要求的保密文件兩大類。保密文件 又分爲絕密文件、機密文件和祕密文件三類。

（4）按照具體職能的不同，可將公文分爲法規性公文、指揮性公文、報請性公文、執照性公文、聯繫性公文、實錄性公文六大類。 二、公文的體式 1、瞭解公文的構成要素。

中華人民共和國國家標準（GB/T9704-1999）《國家行政機關公文格式》將構成公文的諸要素劃分爲眉首、主體、版記三個部分。 （1） 眉首部分又稱文頭部分，通常有公文份數序號、祕密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人諸要素構成。

（2） 主體部分又稱行文部分，通常是由公文標題、主送機關、公文正文、附件說明、成文日期、公文生效標識、附註等項目構成。 （3） 版記部分又稱文尾部分，通常是由主題詞、抄送機關名稱、印發機關和印發時間等項目構成的。

2、瞭解公文的構成格式。 3、瞭解公文的印裝規格。

三、重點掌握公文寫作的基本要求 1、要熟悉黨和國家的方針政策及有關法規、規定； 2、要了解實際情況； 3、要遵循各項行文規則 （1）文種的選用要正確 （2）行文關係的確定要妥當 （3）制發程序的安排要合理。制發公文的程序主要包括草擬、審覈、簽發、複覈、繕印、用印、登記、分發、等程序。

四、各類公文的寫作要領 （一）命令 1、瞭解命令的用途：《國家行政機關公文處理辦法》規定命令適用於依照有關法律發佈行政法規和規章；宣佈施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。 2、瞭解命令的特點：命令的權威性和強制性極強。

3、瞭解命令的分類：命令主要包括髮布令、行政令、嘉獎令三種。 4、瞭解命令的寫法。

（二）決定 1、掌握決定的用途：《國家行政機關公文處理辦法》規定決定適用於對重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤消下級機關不適當的決定事項。 2、瞭解決定的特點：決定是一種重要的指揮性和約束性公文。

黨政機關、社會團體和企事業單位對某些重要事項或者重大行動作出安排，都可以用決定。 3、瞭解決定的分類：按照具體用途和內容的不同，可將決定分爲兩類，一類是對重要事項作出的決定，一類是對重大行動作出安排的決定。

4、瞭解決定的一般寫法。 （三）公告 1、掌握公告的用途：《國家行政機關公文處理辦法》規定適用於向國內外宣佈重要事項或者法定事項。

2、瞭解公告的寫法。 （四）通告 1、掌握通告的用途：《國家行政機關公文處理辦法》規定適用於公佈社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。

2、掌握通告的寫法。 （1）標題。

通告的標題有多種寫法，一是完全式標題，包括髮文機關、事由和文種；二是省去事由，只寫發文機關和文種；三是省略發文機關，由事由和文種構成，四是隻有文種，也就是“通告”。 （2）正文：通告的正文一般由開頭、主體、結尾三部分構成。

開頭概述發文的目的，主體寫明通告事項，結尾寫明執行要求等，慣用的結束語有“特此通告”等，結尾也可省略。 3、瞭解寫作公告、通告的注意事項： （1）要寫得通俗； （2）要寫得具體； （3）要寫得清楚。

（五）通知 1、重點掌握通知的用途：《國家行政機關公文處理辦法》規定適用於批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。 2、掌握通知的特點：通知是上級機關向下級機關傳達指示、批轉下級機關的公文、轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，佈置工作與周知事項時所用的一種下行公文，有時也是告知有關單位需要周知或共同執行的事項的平行文種。

通知用得最爲廣泛，因而使用頻率很高。通知具有使用範圍的廣泛性、文種使用的曉諭性和行文方向的不確定性等特點。

3、瞭解通知的分類：按內容和功用的不同，通知可以劃分爲批示性通知、指示性通知、告知性通知、任免通知四大類。 4、重點掌握通知的寫法。

（六）通報 1、重點掌握通報的用途：通報是國家機關、社會團體、企事業單位用以表彰先進、批評錯誤，傳達重要精神或通報有關情。