如何寫業務報告

目錄

部分1：決定報告的類型1、提出想法。2、指出特定機遇附帶的風險。3、向監管機構出示合規報告。4、證明所提出的想法或建議項目的可行性。5、提出分析的研究報告。6、通過一段時間的監控從而得出分析結論，以幫助改善政策、產品或流程。7、針對特定情況的報告。8、針對一個問題或情況提出解決方案的報告。部分2：寫業務報告1、確定目標和格式。2、明確報告的受衆。3、確定寫報告所需的技能。4、爲報告收集適當的數據。5、組織內容，然後撰寫報告。6、根據具體建議得出結論。7、編寫執行摘要。8、如有需要，可以通過信息圖表來展示收集到的實用數據。9、如有需要，可以引用報告以外的信息來源。10、報告寫好之後，至少校對兩遍。11、創建索引目錄12、將報告裝訂好。業務報告是當今商界最有效的溝通方式之一。雖然業務報告的目標範圍很廣，但是企業和個人可以根據不同的報告做出重要決策。要撰寫出有效的業務報告，首先應該瞭解它的實質性質和用途。

部分1：決定報告的類型

1、提出想法。主要目的是提出想法的報告被稱爲論證報告或建議書。你可以通過這種類型的報告，向管理層或其他重要決策者提出建議。這種報告通常包含摘要和正文。摘要部分突出需求，而正文則深入地研究與需求相關的利益、成本、風險等等。例如，如果你認爲自己的部門需要一部3D打印機，爲了說服經理，可以寫一份建議書或論證報告，正式向管理團隊提出申請。

2、指出特定機遇附帶的風險。調查報告有助於確定一系列具體行動中所涉及的風險。這種類型的報告在幫助公司預測後果上很有幫助。這種報告一般包含導言、正文和結論。導言可以突出調查中存在的問題，正文則用以討論調查中的事實和結果，最後通過結論進行總結。例如，製藥公司X希望與製藥公司Y合作，但尚有一絲顧慮。X公司不希望意合作的公司存在財務問題，或過去曾出現財務問題。於是X公司將進行調查，然後通過調查報告深入分析Y公司及其董事的財務情況。

3、向監管機構出示合規報告。這種名爲合規報告的報告體裁，可以幫助企業或機構彰顯其問責機制。企業可以通過合規報告向管理機構（市級、省級、中央政府等）證明，其遵守了所有適用的法律法規，一切財政支出合規。報告包括導言、正文和結論三大部分。導言通常是報告主要內容的概述，正文包括管理機構需要知曉的具體數據和詳細事實等，最後以結論進行總結。例如，華潤集團需要向中央政府及公衆表明，它在2017年遵守了所有適用的法律法規，因此編制了一份年度合規報告，證明其全年度活動的合規性。

4、證明所提出的想法或建議項目的可行性。可行性報告就是探究某個想法是否有效的報告。這種報告應包含摘要和正文，摘要中提出觀點，正文則涵蓋所提觀點的利益、潛在問題、相關成本等方面。一些公司可能會通過可行性報告來探究下述問題：這個項目是否能在預算內完成？

這個項目能否實現盈利？

這個項目能否在規定時限內完成？

5、提出分析的研究報告。研究報告是針對某個問題進行的研究，是對某個具體問題的深入探究。這類報告應包含摘要（概述）、引言、方法、結論和建議，同時還應該引用相關的研究。例如，關於是否在員工休息室禁止吸菸這一問題，某家企業可能會就此進行全公司範圍的調查，而負責記錄分析的人最後應該提交一份研究報告。

6、通過一段時間的監控從而得出分析結論，以幫助改善政策、產品或流程。這樣的報告稱爲定期報告。這種報告是按固定的時間間隔完成的，例如每週、每月、每季等，可以監測特定時間段內的效率、損益或其它度量指標。例如，某位藥品銷售代表可以通過其月度銷售電話的總結，展示他的工作成效。

7、針對特定情況的報告。針對一種特定情況——而非固定時間間隔——所產生的報告稱爲專題報告。這種情況可以是在會議上提供信息那樣簡單，也可以像自然災害應對報告那麼複雜。專題報告包括引言、正文和結論。在引言章節，先對事件或情況進行確認，接着簡要概述報告正文內容，結論則討論針對這種情況所採取的或必要的措施。舉例來說，一個市級政府在某次洪水災害過後，應該向公衆出示一份救災專題報告。

8、針對一個問題或情況提出解決方案的報告。標準報告是衡量某個特定情況下，幾種潛在解決方案的報告體裁。作者會根據研究結果建議一系列具體行動方案。一份標準報告應包含引言、正文和結論。引言闡述報告的目的，正文則介紹情況或問題，和其潛在解決辦法或替代方案，最後通過結論透露最佳解決方法或替代方案。例如，ABC汽車製造公司希望在亞洲開設一家工廠。根據該公司的需求，地點選擇範圍最後可能縮小到三個國家，然後，通過報告可以得出這三個國家中哪一個是新工廠的最佳位置。

部分2：寫業務報告

1、確定目標和格式。問問自己希望通過這份報告達成什麼樣的結果。根據你所期望的目標，從上面選擇一種報告類型。不管最後選擇寫哪一種報告，目標都應該要簡明扼要。如果目標不明確，寫出來的報告只會讓讀者感到困惑，從而影響報告的可信度。

例如，如果想爲自己部門爭取更大的廣告預算，那報告就應該專注說明當前的預算，以及你會如何有效地使用更大的預算。

2、明確報告的受衆。報告的受衆可能涵蓋公司內部人員和外部人員，即公司以外的人。充分考慮受衆對報告主題的既有了解和熟悉程度，並思考受衆將如何使用報告中的信息，以更好地編排報告的內容。記住，不管報告的受衆是什麼羣體，對於以營利爲目的的公司和客戶而言，金錢都是最重要的。

例如，假設你想爲自己部門爭取一個工作共享程序，而需要說服的人員是公司的人力資源總監、首席執行官和首席運營官，那就要好好考慮他們當前對這個工作共享計劃的瞭解程度，因爲這將直接關係到報告的基調。如果公司裏從來沒有人提過這樣的計劃，那麼你要做的報告就需要同時具備信息科普和戰略部署兩個方面。而如果公司曾經考慮過類似的工作共享計劃，那麼報告中的信息科普可能就相對少些，而需要在說服方面要多下點功夫。

3、確定寫報告所需的技能。寫業務報告最難的部分並不是在寫作，而是如何做一個有力的結論，然後收集能夠支撐這個結論的必要數據。這其中就涉及到一系列技能，包括數據收集和市場分析。你自身和管理層最終需要知道哪些信息，才能做出關於報告主題的明智決策？這些都需要在寫報告時或之前就認真考慮。

4、爲報告收集適當的數據。所收集的數據必須經過充分研究才能使用，否則很可能影響可信度。要收集什麼樣的數據取決於要報告類型。最後選用的數據參數必須簡潔，並與報告要點相關。有些數據可能來自於公司內部，能夠很快收集得到。例如說公司的銷售數據，一般打個電話到銷售部門就能拿到，這樣就能快速獲得並篩選到報告中使用。

外部數據也可能通過內部渠道獲得。如果一個部門已經完成了客戶分析數據的收集，那你大可以借用該部門的數據。像這樣的數據收集並不需要親自去研究。不同類型的業務報告可能有所不同，但報告的作者通常並不需要進行第一手研究。

例如，假設你正在寫一份論證報告或建議書，那就重點研究所提想法的所有優點，並將其納入到報告中。

5、組織內容，然後撰寫報告。如何組織報告內容取決於你要達成的目標。例如，合規報告的內容編排就不同於可行性報告。只有想好如何組織報告內容，才能順利寫好報告。將相關數據拆分成不同部分。一份有效的業務報告不能只是一大堆數據和信息的展示。想要編寫出合理的報告，關鍵在於將數據拆分成獨立部分，然後運用在所需的地方。例如，將銷售數據與客戶分析數據放在不同的地方，根據各自屬性對應不同的標題。

根據報告內容編排各個章節，既可以作爲獨立部分快速瀏覽，也能支持整篇報告的基本目標。

報告中某些章節可能需要根據分析數據或其他人的資料編寫，因此可以在等待這部分數據或資料的期間，先處理其它獨立的章節。

6、根據具體建議得出結論。通過報告中的邏輯性和數據支持，給出明確的結論。如果可以，還能明確建議基於該結論的最佳行動方案。任何目標的實現都離不開具體和可量化的行動或措施。寫出執行新計劃所需的工作內容、日程計劃或費用上的任何變化。每一句話都需要直接表現出報告中提出新的方法對實現目標或解決問題有何幫助。

7、編寫執行摘要。執行摘要一般放在報告的首頁，卻要最後才能編寫。這個執行摘要要能展示出報告的研究所得和結論，對報告全文作一個非常直觀簡潔的概述，讓讀者在通讀整個報告前有個大致的瞭解。執行摘要就像電影的預告片或學術論文的摘要一樣重要。執行摘要之所以得此名，是因爲它很可能是忙碌的高管們唯一會讀到的部分。在這個部分用200-300字左右向老闆展示最重要的事情。如果他想要了解更多，就會細讀報告的其餘部分。

8、如有需要，可以通過信息圖表來展示收集到的實用數據。很多時候，利用圖標或表格呈現數據非常有用。另外，使用不同的顏色標註能夠吸引更多的注意力，並且有助於信息的區分。儘可能使用要點、數字或組合數據來提高報告的易讀性，突出報告中的數據部分，以更好地表明它們的重要性。一般來說，由於報告的編寫和數據本身可能有點枯燥，因此，形象化的信息圖表是業務報告中的一大亮點。不過，凡事不能走極端。在報告中所展示的信息圖表應該與主題相關，而且是必要的。

如果某一頁面有大量文字，沒有表格或數字，不妨使用方框。一頁滿是文字的頁面對於讀者而言很枯燥乏味，你可以使用方框將那些意義相近或圍繞同一觀點的文字歸類在一起，成爲一段組合信息，更有效地概括出頁面上的重點。

9、如有需要，可以引用報告以外的信息來源。根據所做的研究，你可能需要在報告中說明信息的來源。在業務報告中，參考書目或資源引用頁的作用是爲讀者說明信息或數據的出處，方便讀者深入研究或進一步調查。根據所在行業，使用適當的格式展示報告中引用的資料。

10、報告寫好之後，至少校對兩遍。拼寫錯誤或基礎語法問題可能讓讀者留下壞印象，認爲作者並沒有投入足夠精力去寫報告，甚至會讓調查結果的可信度受到質疑。另外，確保信息都以清晰、簡潔的方式呈現出來。例如，避免過度使用花哨的詞語或冗長的句子。

避免使用俚語。

如果報告的受衆都是業內人士，那在報告中使用專業術語或技術詞彙是沒有問題的，只是不要使用過度。

一般來說，商務寫作都是使用被動語態的。這是少數幾個被動語態比主動語態更適宜的例子之一。

在校對自己的作品時，難免會因爲過於熟悉而遺漏一些錯誤。考慮請部門同事幫忙通讀一遍，如果他也希望這份報告獲得成功，應該很樂意幫忙的。大方地接受同事的反饋信息，從他們那裏發現錯誤，好過從老闆那裏發現。最後，根據同事的評論來修改報告。

11、創建索引目錄。儘可能按正式的格式編排業務報告，並創建對應的索引目錄，方便讀者引用和瀏覽報告。這個目錄應該包括所有章節，特別是執行摘要和結論。

12、將報告裝訂好。對於一份內容詳盡、研究深入的報告，精美的裝訂可以錦上添花。得體的文件夾、裝訂或紙張，都能讓人眼前一亮。最重要的是業務報告要清晰明瞭，角度敏銳，足以激發讀者的閱讀慾望。這個要求對於報告中的圖表或表格同樣適用。