怎麼給外國客戶寫郵件

郵件標題最好是客戶求購的產品名稱，不要畫蛇添足，否則DEL。

寫郵件時，最好先簡單介紹一下：你是專業而老練的商人，可拉近與客戶的距離，一般情況下最好不提客戶在那發佈的求購信息，多嘴DEL。

忌諱開篇主動過多介紹自己，否則DEL!

產品一定要和客戶所想要的非常吻合，至少他會感興趣，他會注意，否則DEL。

開好頭之後，必須進入報價正題：因爲客戶最關心的無非是產品規格與價格而已，否則DEL。

報價時，證明你對產品的專業性，而且你非常有誠意、實實在在想和客戶做這筆生意，

在將來，你必須成爲你所銷售產品的專家，而且能夠用英語不打咯噔的進行專業描述。

你還需要給客戶一定的時間去比較。不能操之過急，但也要隨時保持良好的聯繫，不然ORDER就FLY。

一封好的Email可能給客戶眼前一亮的感覺，回覆率也會大大提高。但寫Email不是寫文章，客戶每天要收到大堆的信件，如果你寫得太囉嗦，可能會降低客戶的興趣。通過觀察Email信件往來的過程，我總結出下面幾條寫Email的TIPS:

1、簡明扼要：

首先對客戶的詢價表示感謝，然後簡單介紹公司的情況，隨函附上quotation,quotation包含以下幾大要素：item(description),price, payment term, delivery，還可以附加minimum order,guarantee等。至此，報價的目的已經完成，但是末尾不要吝嗇送上一句祝福語及表達企盼回覆的句子。

2、強調強項或優勢：

對客戶而言，質量、價格及服務是客戶關注的焦點。如果你的價格和別人的不相上下，你拿什麼和別人競爭？所以必須要強調你們的優勢在哪裏。比如，你介紹FLASH DISK，你可以向客戶說明用的是Sumsung chipset，這就很有吸引力了。

3、針對客戶提出問題有條理回答：

不要前言不搭後語，含含糊糊，不能接受就要說we can't accept that，不要用中國人說話的那種中庸語氣來回答，一方面是爲了避免引起不必要的麻煩，另一方面是爲了避免客戶不能明白你到底想說什麼。可以分條理的寫出來：第一點：。。第二點。。這樣客戶打開郵件就能一目瞭然地明白你的意圖，節約時間、提高效率。

一般要根據買家的詢問回答問題。

如果他具體到可不可以做logo啦？你們出貨量是多大了？這樣的問題時，你就要針對他的問題回答。如果他只是說我對你的產品很感興趣，那你最好就是找到這家廠商的電話，直接打過去，像現在阿里啊，萬國商業網啊都可以直接看到廠商的電話的，你就直接打過去，或者是發個電子目錄，產品介紹什麼的給對方，這些工具在萬國商業網都是免費使用的，以便詢問正對你的產品產生更大的興趣。

1，收發郵件：每天至少兩次收發反饋信箱，早上上班和晚上下班之前，每天必須保證收到的反饋及時回覆完，由於時差，如果業務人員能夠在家處理反饋更好，可以保證回覆的及時性。（有時晚上加班不可避免，但是可以與客戶同步，加快溝通的頻率，佔的先機）。

2，做好客戶信息管理：建立一個excel表格，將所有收到的客戶信息及時填寫到表格中，並且做好客戶分類工作，將詢盤內容，質量比較高的客戶做爲A類客戶重點跟蹤（但是也不要忽略小客戶，任何客戶都是從小做到大的，就象賣東西，要把客戶從頭回客戶做到回頭客戶---忠實客戶----傳代客戶）3，主動到相關商務網站裏尋找買家（要整理分類，針對不同地區的客戶進行不同的發盤，做到簡潔，有針對性）4，每隔幾天到相關商務網站發佈一條具有商業價值的信息。（雖然可能效果不是很好，但是也花不了多少時間，如果你更新的快的話，產品信息就會出現目錄的首頁，說不定會有所收穫，建議堅持）5，每個季度定期更換網頁內容。

將新產品信息發佈上網，或者將產品的圖片替換一下。這些都會讓買家及時瞭解公司的最新信息，吸引新客戶。

6，定期給老客戶或者潛在的客戶發送公司的最新產品信息，堅持就會有回報（據統計開發一個新客戶所花費的費用相當於維持十個老客戶所花費的費用，在開發新客戶的時候一定不要忽視老客戶的維持，可以在節日的時候給客人發送卡片祝福，客人都會覺得很親切，合作的愉快）7，業務人員每週彙報反饋詢盤及跟進情況。（把這些表統一整理，留做備份，至少這些都是以後的潛在客戶，也可以作爲業務員的計效考覈之用）8，每週（或者每天早上利用10或者30分鐘）召開相關人員會議，分析原因，總結經驗，完善工作制度，讓工作更簡潔高效。

（臺灣企業一般每天都會抽出些時間開會，來總結前一天的工作，做會議記錄，業務員提出問題，有經理或高層領導來進行解決，同時也給大家足夠的交流時間，培養團隊精神和競爭意識。建議要結合公司的實際情況進行） 開篇：不是你回覆的好客人就會下訂單給您，但您回覆的不好肯定不會得不到客戶的訂單 （一）、回覆技巧1.回覆時間注意事項：今天的今天一定要回 香港、臺灣、韓國2個小時內回覆 澳大利亞收到後馬上回 歐洲下午三點前一定要回 美國下班前回 （根據各國的時差和工作習慣統計） 注：如果不能回覆詢盤一定要給客戶一個迴應，告訴他目前不能回的原因和什麼時候能夠給客戶回2.回覆原則： 3C原則 Clearness（清楚） Concisenes（簡潔） Courtesy（禮貌）3.案例分析 第一回合 （1）需要思考的問題：專業度 professional （多瞭解自己的產品，在每一封郵件中體現您的專業度） 滿足需求度 meet demands 體現誠意 show your sincereity (2)回覆郵件注意點 規範的格式（paragraphy, capitalization,spelling ,grammer…….） 主題 Subject ——點睛之處（用之前客戶給的主題/自己總結的主題如：公司+for哪幾個產品） 問候語——禮節、呼應 有問必答——不能回答要給客戶解釋 重點突出，意思明確 落款——要有完整稱呼 第二回合 詢盤迴復 專業報價——完整、針對性/報價謹慎、完整 專業圖片——清晰、方便瀏覽和接收 向客戶提要求——審慎，tell why 可以向客戶報兩個價格fob/c&f價 前瞻性——專業的最好體現 語氣——會影響全局 幾個回合後 客戶來郵件後 客戶有多個問題 一一作答，條理清楚 客戶提出的專業問題尤其不能避而不答（如在說明中已有要標出） 涉及到產品證書、質量等級的問題最好主動提及 減少郵件往來的回合，提高效率4.公司介紹 公司介紹怎麼寫？公司介紹三行 How long? When? What？三行最適合且要有獨特的賣點，放在開始和結尾都是可以的 公司介紹內容：獨特賣點 員工情況 質量控制程序 公司新聞 工廠規模 貿易服務設備 特殊生產能力 參展情況 代理商及代表處 質量和安全標準 委託加工服務 研發能力 其它主要客戶5.討價還價 第一次報價給自己適當留有空間 價格的合理性 與競爭對手相比 其他選擇方案6.獨家代理 瞭解當地試產，瞭解該代理商 讓對方先談條件 保護自身利益（合作方式、合作期限、違約條款、數量） 如果可能具體到某一制定產品7.無法滿足對方需求時 一定要注意語調+給出解決方案 總結 每天提升一點 專業書籍——熟讀唐詩三百首，不會作詩也會吟 企業內部學習——三人行、必有我師 客戶郵件——很好的免 費 老師 溫故而知新——自己是自己的老師 意識決定行爲 重視你的每一客戶 贏在服務 自己多做功課，少讓客戶做功課 細節很關鍵 仔細閱讀客戶郵件中每一句話，和每一封郵件。

1. 確認對方是否真的收到信了

2. 擔心忘掉的，做一個提醒（在outlook裏小紅旗，reminder， 要求收信回覆read receipt requested, importance set to Important）

3. 在你所發的郵件直接reply to all.

4. 可以重複一下上封郵件的重點

Dear Sir/Madam,

Did you receive my last mail send on (date) as below attached?

My (point,question,concern。) is 。, could you take some time to go through it.

Looking forward to your prompt reply.

Thanks/Best Regards/yours sincerely

(your name here)

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your previous mail attached